Stiamo continuando la serie di articoli "Il modo giusto per creare applicazioni sul servizio QuintaDB". Nell'articolo precedente, hai imparato come creare la struttura del database corretta. Se non hai ancora letto il primo articolo di questa serie, ti consigliamo di iniziare con Come creare un database per un negozio di elettrodomestici.

Utilizzando lo stesso database per un negozio di elettrodomestici come esempio, prenderemo in considerazione le seguenti domande:

- Come trasferire gli ordini completati a una tabella separata?

- Come impostare diritti di accesso flessibili per i gestori agli ordini dei clienti?

Il primo pensiero è clonare^[1] o creare un'altra tabella e trasferire in qualche modo gli ordini completati. Quindi crea tabelle separate per ogni manager, ecc.

Ma questo è il modo sbagliato. Con questo approccio, sprecherai solo tempo prezioso e creerai entità non necessarie che contengono dati ridondanti. Invece, creeremo Rapporti, che aiuteranno a risolvere tutte le attività descritte sopra. L'idea è semplice: un report è una selezione di dati da una tabella in base a criteri specificati. O in altre parole, è una rappresentazione di dati che viene archiviata nel database come oggetto separato, ma allo stesso tempo non è indipendente.

Possiamo dire che il report è una tabella "virtuale" (logica), creata sulla base di una tabella "reale". Puoi lavorare con i report come con una normale tabella: leggi, modifica e crea nuovi record. Il contenuto dei report cambia dinamicamente in base ai dati nelle tabelle reali. Eventuali modifiche apportate ai dati nella tabella si riflettono immediatamente in tutti i report. Una tabella può contenere più report^[2]. 

I report offrono i seguenti vantaggi:

• Lavorare con l'applicazione diventa più semplice con dati organizzati e ottimizzati;
• La ricerca dei record diventa più semplice. Una ricerca nel database^[3] può contenere molti criteri. È sufficiente creare un report con una selezione di dati già pronta, invece di eseguire una ricerca complessa ripetutamente ogni volta;
• Diventa più conveniente nascondere dati extra agli utenti;
• Le impostazioni dei diritti di accesso degli utenti sono semplificate;
• Puoi creare rapporti per visualizzare i risultati in una visualizzazione facile da stampare.^[4]

Usando questo esempio, imparerai come creare i tuoi report dalle tabelle. Iniziamo con l'attività: Come trasferire gli ordini completati a una tabella separata?

Aggiungi i campi Data e Stato (pulsante di opzione) al nostro modulo Vendite:

Ora puoi specificare la data e lo stato dell'ordine. Per comodità, creiamo regole di formattazione^[5] in tabella, per distinguere facilmente gli ordini completati da quelli in corso:

Nella tabella è necessario effettuare una ricerca per colonna Stato per selezionare solo gli ordini completati:

Abbiamo un risultato di ricerca. Questo sarà il nostro primo rapporto. Fare clic sul pulsante Salva rapporto e specificare il nome. Ora questo rapporto includerà solo i record che contengono il valore Completato nella colonna Stato. Questi possono essere nuovi record e quelli aggiunti in precedenza, con stato aggiornato.

Nota: le regole di formattazione che abbiamo creato in precedenza per la tabella Vendite non si applicano al report. Questo è stato fatto per abilitare la formattazione personalizzata per ogni report.

Crea allo stesso modo un report per gli ordini con lo stato Elaborato.

I report possono essere utilizzati come widget^[6] e connesso come modulo nel menu Portale e sulla Dashboard^[7]. Se in precedenza hai personalizzato un widget di rapporto incorporato nel tuo sito web, ma ora devi modificare la selezione o il raggruppamento, non devi eliminare il rapporto e crearne uno nuovo. Puoi modificare i parametri del rapporto in qualsiasi momento. Il codice del widget sulla pagina rimane lo stesso.

Apri semplicemente la tabella per accedere al menu "Record". Per visualizzare tutti i rapporti della tabella, apri la scheda Tutti i rapporti o utilizza il menu a sinistra.

Qui puoi modificare i parametri del rapporto. Per fare ciò, apri il menu di scelta rapida nel riquadro del report e seleziona Modifica impostazioni:

Nota: se hai bisogno che gli utenti possano modificare i record nel widget, nascondi semplicemente la colonna^[8] con uno stato, in modo che gli utenti non possano modificare il valore in questa colonna. In caso contrario, il record scomparirà dal report. Per gli utenti del portale, è necessario configurare separatamente l'accesso a livello di campo.

Attività successiva: come impostare diritti di accesso flessibili per i gestori agli ordini dei clienti?

Supponiamo di avere tre gruppi di manager nel nostro negozio. Possiamo semplicemente aggiungere un campo con un elenco di gruppi e, utilizzando una selezione per questa colonna, generare rapporti separati (nello stesso modo in cui abbiamo fatto una selezione per colonna Stato sopra).

Per generare rapporti mensili sugli ordini completati, utilizziamo criteri di ricerca aggiuntivi nelle colonne Data e Stato. Ad esempio, creiamo un report per il Gruppo 2, che conterrà solo gli ordini completati per dicembre:

1. Eseguire una ricerca;

2. Il primo criterio è Gruppo = Gruppo 2;

3. Il secondo criterio - Data nell'intervallo da 12-01-2021 a 12-31-2021;

4. Il terzo criterio è Stato = Completo.

Ci deve essere un operatore "e" tra tutti i criteri. Pertanto, verranno trovati solo i record che corrispondono a tutti e tre i criteri.

Nota: il modo migliore per limitare i diritti di accesso degli utenti è Portal. Leggi qui come configurare i diritti di accesso a determinati record per gli utenti.

Riassumendo, possiamo concludere che i report sono aiutanti insostituibili per lavorare con un database, che semplificano notevolmente l'elaborazione dei dati e fanno risparmiare tempo.

Link utili:

1. Clonazione tabella

2. Come creare e lavorare con i report in QuintaDB

3. Ricerca nel database

4. Come stampare un rapporto

5. Formattazione condizionale

6. Come creare e integrare la tabella report nel sito web

7. Portale clienti e Creazione dashboard QuintaDB

8. Menu a colonne